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Executive Assistant - Bilingual
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EMPLOYER: Western Ottawa Community Resource Centre

JOB DESCRIPTION:


INTERNAL / EXTERNAL POSTING

Executive Assistant

Bilingual – Full Time Position

POSITION SUMMARY

Reporting to the Executive Director the Executive Assistant and provides senior level administrative support to the Executive Director, the Board of Directors, Senior Leadership team, and the People Services (HR) Manager.

PRINCIPAL RESPONSIBILITIES AND DUTIES INCLUDE:

  • Handling confidential materials as appropriate
  • Coordinate, track and ensure deadlines are respected
  • Provide all administrative support to the WOCRC Board and Committees
  • Maintain and manage the DirectoPoint.com Board management software and upload all meeting materials and Governance related information
  • Update the Board Orientation Manual yearly and other related Board materials, as needed
  • Ensure submission of Government Services report (Notice of Change Form) each time there is a change on the Board of Directors
  • Coordinate monthly Board meetings and committee meetings as scheduled, including preparing and sending the agenda and meeting package, obtain background/briefing materials for meeting; catering, and room & IT set-up
  • Record minutes at each Board/Committee meeting, prepare final minutes and send to the members
  • Maintain Board meeting calendar and update the meeting materials binder and virtual shared site, as needed
  • Coordinate contact with prospective Board members as part of the nominations process
  • Coordinate the welcoming package and the Board orientation session for new Board Members
  • Coordinate and organize the logistics around Board events, such as the Annual General Meeting (including recording minutes), Board Retreat, Board Staff Breakfast and other Board activities
  • Posts job advertisements; prepares recruitment packages and materials, schedules and assists with interview and selection processes
  • Assists in maintaining current HR files and archiving of files
  • Script testing for HRIS software (once implemented)
  • Occasional back up for reception

QUALIFICATIONS

Education and Experience

  • Office administration or related diploma or an equivalent combination of education and experience
  • Minimum 3 years’ experience as an Executive Assistant or Senior Admin position
  • Experience working in a not-for-profit, community-based health or social service agency
  • Experience in establishing administrative systems
  • Post-Secondary education in Human Resources, is an asset

Language Requirements

  • Ability to communicate fluently in English and French, spoken and written is essential.

Computer Competencies

  • Microsoft Office Suite  at intermediate to advanced level
  • Internet and website – Intermediate
  • DirectorPoint or similar software

Other required skills

  • Strong interpersonal, problem-solving and organizational skills
  • Ability to multitask and prioritize around tight deadlines
  • Excellent communication skills
  • Editing and proofreading skills in English and French
  • Meeting coordination and event planning
  • Minute taking experience
  • Ability to work within a team setting
  • Ability to work with a variety of individuals
  • Ability to work with volunteers

SALARY/HOURS

  • Starting Salary $43,372.00 per annum
  • Comprehensive benefits package available
  • 35 hours/week
  • Available to work flexible hours (i.e. monthly Board meetings and Board Committee meetings)

Please submit your resume by 4:00 pm on Friday December 7, 2018 via email to:

careers@wocrc.ca

Janice Weir – People Services Manager      

Western Ottawa Community Resource Centre

2 MacNeil Court, Kanata ON K2L 4H7

 

Due to the volume of résumés received, only those applicants selected for an interview will be contacted, no phone calls please.

WOCRC has an accommodation process in place that provides accommodations for employees with disabilities. If you require a specific accommodation because of a disability or a medical need, please do not hesitate to let us know how we can best accommodate you.

 

ANNONCE INTERNE ET EXTERNE

 

Adjoint(e) de direction

Poste bilingue à temps plein

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant directement de la directrice générale, l’adjoint(e) de direction offre un soutien administratif principal à la directrice générale, au conseil d’administration, à l’équipe de la haute direction et à la gestionnaire des ressources humaines (RH).

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

  • Gestion de documents confidentiels selon les besoins
  • Coordination, suivi et respect des délais
  • Soutien administratif complet au conseil d’administration du CRCOO et à ses différents comités
  • Maintenance et gestion du logiciel de gestion de conseil d’administration DirectorPoint.com; téléchargement de l’ensemble de la documentation requise pour les réunions et des renseignements en matière de gouvernance
  • Mise à jour annuelle du Manuel d’orientation du conseil d’administration et, selon les besoins, des autres documents en relation avec ce dernier
  • Envoi d’un rapport aux Services gouvernementaux (formulaire d’avis de changement) à chaque modification du conseil d’administration
  • Coordination des réunions mensuelles du conseil d’administration et des réunions des comités conformément au calendrier, notamment la préparation et l’envoi de l’ordre du jour et du dossier de réunion ainsi que l’obtention de la documentation d’information et de référence, la gestion de la restauration, la réservation et la mise en place de la salle et des ressources informatiques
  • Enregistrement des procès-verbaux de chaque réunion du conseil d’administration et des comités, rédaction des procès-verbaux définitifs et envoi aux membres concernés
  • Gestion du calendrier des réunions du conseil d’administration et mise à jour, selon les besoins, des fichiers de documentation du conseil et du site virtuel partagé
  • Coordination des contacts avec les futurs membres du conseil d’administration dans le cadre du processus de nomination
  • Coordination de la gestion de la trousse de bienvenue et de la séance d’orientation pour les nouveaux membres du conseil d’administration
  • Coordination et organisation de la logistique dans le cadre des différentes activités du conseil d’administration, notamment l’assemblée générale annuelle (y compris l’enregistrement des procès-verbaux), les retraites et les petits déjeuners avec le personnel
  • Publication des offres d’emploi, préparation des trousses et de la documentation de recrutement, planification et assistance dans le cadre des entrevues et des différents processus de sélection
  • Aide à la maintenance des dossiers RH actuels et à l’archivage des dossiers
  • Test des scripts pour le logiciel HRIS (une fois mis en œuvre)
  • Remplacement occasionnel à la réception

QUALIFICATIONS

Formation et expérience

  • Diplôme en gestion administrative ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formations et d’expériences
  • Expérience minimale de trois ans en tant qu’adjoint(e) de direction ou dans un poste administratif principal
  • Expérience professionnelle dans un organisme communautaire de services sociaux et de santé à but non lucratif
  • Expérience de la mise en place de systèmes administratifs
  • Une éducation postsecondaire en ressources humaines constitue un atout.

Exigences linguistiques

  • Capacités à communiquer couramment, en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit, indispensables

Compétences informatiques

  • Suite Microsoft Office – niveau intermédiaire à avancé
  • Internet et sites Web – niveau intermédiaire
  • DirectorPoint ou logiciel similaire

Autres compétences requises

  • Solides compétences en matière de relations humaines, de résolution de problèmes et d’organisation
  • Capacités à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités dans le cadre de délais serrés
  • Excellentes capacités de communication
  • Aptitudes en rédaction et en relecture en anglais et en français
  • Coordination de réunions et planification d’événements
  • Expérience d’enregistrement des débats lors de réunions
  • Capacité à travailler en équipe ou dans un milieu de travail collectif
  • Capacité à travailler avec des personnes provenant d’horizons différents
  • Capacité à collaborer avec des bénévoles

SALAIRE ET HORAIRE DE TRAVAIL

  • Salaire annuel de départ : 43 372 $
  • Gamme complète d’avantages sociaux
  • 35 heures par semaine
  • Disponibilité pour travailler dans le cadre d’horaires flexibles, par exemple pour les réunions mensuelles du conseil d’administration et de ses différents comités

Veuillez transmettre votre curriculum vitae (avec une copie en anglais) par courriel avant le vendredi 7 décembre, 2018 à 16 h :

careers@wocrc.ca

Janice Weir, gestionnaire des ressources humaines

Centre de ressources communautaires d’Ottawa Ouest

2, cour MacNeil

Kanata (Ontario) K2L 4H7

En raison du nombre de candidatures attendues, nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue ; veuillez ne pas communiquer avec nous par téléphone.

Le CRCOO encourage les demandes d’emploi de personnes en situation de handicap. Des accommodements seront disponibles sur demande pour les candidats prenant part à tous les aspects du processus de sélection.


START DATE: 11/23/2018

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