People Services (HR) Assistant - 1-year contract, bilingual

EMPLOYER: Western Ottawa Community Resource Centre

JOB DESCRIPTION:


SCOPE OF POSITION

Reporting to the People Services Manager, the People Services (HR) Assistant provides HR and administrative support to the People Services Manager (PSM). This position is privy to confidential information.

 

PRINCIPAL RESPONSIBILITIES AND DUTIES

Provide administrative support to the People Services (HR) Manager:

  • Digitize HR records into a standard format
  • Format all job descriptions into a standard format and maintains an inventory of current job descriptions
  • Assist People Services Manager with reviewing, organizing and maintaining the HR Drive.
  • Maintain Organizational Chart
  • Organizes and manages careers@wocrc.ca email account
  • Assists with the Biannual employee engagement survey and the annual volunteer survey
  • Assists with the Accreditation process

 

Recruitment:

  • Posts job advertisements: in ADP, on website, charityvillage.com, other identified sites and notifies corporate services for posting on social media
  • Prepares recruitment packages and materials for interview and selection processes, sends packages to candidates in advance of interview
  • Supports the maintenance and management of the careers@wocrc.ca email account
  • Schedules interviews, arranges zoom calls and assists with interview process
  • Assists with the completion of reference checks
  • Supports the PSM with the drafting of employment contracts, employment verification letters, leave packages

 

Legislative Compliance, HR Database and File Maintenance:

  • Works with the PSM to ensure that all HR files are complete, current and contain the required documentation
  • Assists with annual HR file audit
  • Ensures that files are archived as required
  • Assist with collection of Performance Appraisals and documentation in HR Files
  • Keeps abreast of software functions and proposes ways to utilize functions for the best overall support of the HR databases
  • Assists with the upload of new employees and data to databases and ensures compliance tracking within the databases
  • Stays up to date on legislative changes and brings issues forward to the PSM

 

Onboarding and training:

  • Collects and manages Documents from New staff for onboarding
  • Sends emails to new staff related to mandatory training requirements
  • Maintains database of mandatory training completed
  • Assists with documenting HR Processes and providing resources and training to staff as required

 

Benefits and Leave Administration:

  • Benefits enrolment of staff into current benefit programs
  • Participates in all training related to our current benefit offerings
  • Ensures that all paperwork related to employee leaves is collected and filed correctly

 

Reporting:

  • Assists the PSM with the running or reports as required for compliance, tracking and compliance
  • Maintains all documentation related to Health and Safety Incidents and compiles report for SLT

 

Perform other related duties as assigned

 

EDUCATION AND EXPERIENCE

  • Minimum of 3 years, experience in Human Resources administration, understanding of HR best practices
  • Advanced level of administration experience;
  • Post-Secondary education in HR and/or Office Administration or a related program or an equivalent combination of experience and education is required
  • Experience working in a not-for-profit, community-based health or social service agency;
  • Experience in establishing administrative systems.
  • JHSC certification

 

Language Requirements

  • Ability to communicate fluently in English, spoken, written and verbal is essential.
  • Ability to communicate fluently in French, spoken, written and verbal is essential

 

Computer Competencies

  • Microsoft Office:
       MS Word – Intermediate to Advanced
       MS PowerPoint – Intermediate to Advanced
       MS Outlook - Intermediate
       MS Excel – Intermediate to Advanced
  • Internet and website – Intermediate
  • ADP Workforce Now, HR Downloads HRIS and /or database experience

 

SALARY/HOURS

  • Starting Salary is $44,682.00 per annum
  • Hours are Monday to Friday with some evening and or weekend work
  • 35 Hours per week

 

Please submit your resume by midnight on Friday July 30, 2021 via our online career centre at this link.

 

Address questions to:

   careers@wocrc.ca
   Janice Weir - People Services Manager
   Western Ottawa Community Resource Centre
   2 MacNeil Court, Kanata ON K2L 4H7

 

WOCRC has an accommodation process in place that provides accommodations for employees with disabilities. If you require a specific accommodation because of a disability or a medical need, please do not hesitate to let us know how we can best accommodate you.

We thank all applicants for their interest in this employment opportunity. Please note however that, due to the volume of resumes received, only those applicants selected for further consideration, will be contacted.

 

DESCRIPTION DU POSTE

L’assistant(e) ressources humaines (RH) rend compte à la gestionnaire RH (GRH) à laquelle il ou elle fournit un soutien administratif et RH. Le ou la titulaire de ce poste aura accès à des renseignements confidentiels.

 

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Soutien administratif à la GRH:

  • Numérisation des dossiers RH dans un format normalisé
  • Formatage de l’ensemble des descriptions de poste dans un format normalisé et maintien d’un inventaire de celles qui sont en cours
  • Assistance à la GRH pour l’examen, l’organisation et la maintenance de l’espace de stockage informatique RH
  • Tenue à jour de l’organigramme
  • Organisation et gestion du compte de courriel careers@wocrc.ca
  • Contribution au sondage semestriel sur l’engagement des employés et au sondage annuel sur les bénévoles
  • Assistance dans le cadre du processus d’agrément

 

Recrutement:

  • Publication des offres d’emploi sur ADP, sur le site Web, sur charityvillage.com, ainsi que sur d’autres sites sélectionnés; information des services centraux pour publication sur les médias sociaux
  • Préparation des trousses de recrutement et de la documentation pour les processus d’entretiens et de sélection; envoi des trousses aux candidats avant les entrevues
  • Prise en charge de la maintenance et de la gestion du compte de courriel careers@wocrc.ca
  • Planification des entrevues, organisation des appels Zoom et assistance dans le cadre du processus d’entretiens
  • Participation à la mise en œuvre des vérifications de références
  • Assistance à la GRH pour la rédaction des contrats de travail, des lettres de vérification d’emploi et des forfaits de départ

 

Conformité législative, base de données RH et maintenance des fichiers:

  • Collaboration avec la GRH pour s’assurer que tous les dossiers RH sont complets, à jour et qu’ils contiennent la documentation requise
  • Aide à l’audit annuel des dossiers RH
  • Vérification de l’archivage adéquat des dossiers
  • Participation à la collecte des évaluations et de la documentation relatives au rendement dans les dossiers RH
  • Maintien de connaissances à jour des fonctions logicielles et propositions de moyens de les utiliser, au mieux, à l’appui des bases de données RH
  • Aide au téléversement des données des nouveaux employés et vérification du suivi de la conformité dans les bases de données
  • Maintien de connaissances à jour en matière de changements législatifs et soumission d’éventuels problèmes à la GRH

 

Intégration et formation:

  • Recueil et gestion des documents pour l’intégration des personnes nouvellement embauchées
  • Envoi de courriels aux recrues concernant les exigences de formation obligatoires
  • Tenue à jour de la base de données des formations obligatoires menées à bien
  • Assistance pour la documentation des processus RH et fourniture de ressources et de formation au personnel, selon les besoins

 

Avantages sociaux et administration des congés:

  • Inscription du personnel aux programmes d’avantages sociaux existants
  • Participation à toutes les formations liées aux offres d’avantages sociaux existantes du CRCOO
  • Vérification que tous les documents liés aux congés du personnel sont rassemblés et classés correctement

 

Rapports:

  • Assistance à la GRH dans l’exécution des rapports exigés pour la conformité et le suivi
  • Tenue à jour de l’ensemble des documents liés aux incidents en matière de santé et de sécurité et compilation d’un rapport à ce sujet à l’intention de l’équipe de la haute direction

 

Autres tâches connexes selon les demandes

 

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Minimum de trois ans d’expérience en administration des ressources humaines et compréhension des pratiques exemplaires en matière de RH
  • Niveau avancé d’expérience en administration
  • Formation postsecondaire en RH et/ou en administration de bureau ou programme connexe, ou combinaison équivalente d’expérience et de formation, requise
  • Expérience professionnelle dans un organisme communautaire de services sociaux et de santé à but non lucratif
  • Expérience de la mise en place de systèmes administratifs
  • Certification sur les comités mixtes de santé et de sécurité

 

Exigences linguistiques

  • La capacité à communiquer en anglais couramment, à l’oral à l’écrit, est essentielle.
  • La capacité à communiquer en français couramment, à l’oral à l’écrit, est essentielle.

 

Compétences informatiques

  • Microsoft Office :
       MS Word – intermédiaires à avancées
       MS PowerPoint – intermédiaires à avancées
       MS Outlook – intermédiaires
       MS Excel – intermédiaires à avancées
  • Internet et sites Web – intermédiaires
  • Expérience sur ADP Workforce Now, le SIRH HRdownloads et/ou sur les bases de données

 

SALAIRE ET HORAIRE DE TRAVAIL

  • Salaire annuel de départ : 44 682,00 $
  • Horaires du lundi au vendredi, avec, occasionnellement, du travail en soirée ou durant la fin de semaine
  • 35 heures par semaine

 

Veuillez soumettre votre curriculum vitae avant le vendredi 30 juillet 2021 à minuit, par le biais de notre centre de carrière en ligne,  que vous pouvez trouver sur ce lien.

 

Veuillez adresser vos questions à :

careers@wocrc.ca
Janice Weir, gestionnaire des ressources humaines
Centre de ressources communautaires d’Ottawa Ouest
2, cour MacNeil, Kanata (Ontario) K2L 4H7

 

Le CRCOO a mis en place un processus offrant aux employés présentant un handicap des mesures d’adaptation. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation particulière du fait d’un handicap ou d’un besoin médical, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour nous préciser la façon dont nous pourrions au mieux répondre à vos besoins.

We thank all applicants for their interest in this job offer. Please note, however, that due to the number of expected applications, we will only communicate with those selected for the next step of reviewing their application.


START DATE: 08/16/2021


Let us know if you are interested in this position. Complete this short form and we will follow up with you promptly.