Bilingual Receptionist / Réceptionniste bilingue

EMPLOYER: Western Ottawa Community Resource Centre


Receptionist (Bilingual EN/FR)

Les détails en français suivent ci-dessous

Full Time Permanent Position (35 hours/week)



Reporting to the Administration Supervisor, the position is responsible for providing reception and administrative support to WOCRC programs.



Ensure clients of the Centre feel welcome and facilitate smooth access to programs and services:

  • Carrying out all building/reception opening and closing procedures;
  • Greeting visitors, determining their need and directing them accordingly; issue visitor passes when required;
  • Managing a multi-line reception phone system; monitoring and responding to telephone and email inquiries from the public, clients and staff; redirecting calls or messages as appropriate.
  • Responding, when appropriate, to questions about the organization and its various programs or services;
  • Sorting and distributing all incoming mail and deliveries to appropriate recipients; ensuring that any outgoing mail is prepared and sent daily;
  • Maintaining and replenishing the postage machine fund;
  • Logging staff attendance and client appointments;
  • Booking meeting rooms for staff or external partners, ensuring proper set-up and cleanliness, and lending support as needed;
  • Ensuring an adequate supply of general forms and office supplies for Reception; ordering office supplies for staff;
  • Liaising with the printing company for orders of branded stationary and business cards;
  • Maintaining and distributing the staff telephone extension directory;
  • Supporting the continued maintenance of the Reception Operational Manual and any other instruction/information as related to the role;
  • Taking client payments and monetary donations; redirecting gifts-in-kind;
  • Providing basic support to clients using the public computers, when required;
  • Training new Reception staff;
  • Arranging back-up for Reception when needed;
  • Ensuring cleanliness and organization of entire reception space, including client waiting and child play areas, public computer area and mail room;
  • Ensuring bulletin boards are up-to-date and pamphlet racks are stocked.


Provide administrative support to WOCRC staff:

  • Assisting the Administration Manager with administrative duties, as required;
  • Providing general administrative support to managers and their teams, as directed by the supervisor;
  • Editing and formatting Word docs and creating Excel reports; performing data entry.
  • Revising and editing texts (Eng. and Fr.); occasional brief translations;
  • Processing client survey results;
  • Supporting centre-wide campaigns and program promotion;
  • Supporting communications initiatives;
  • Photocopying, laminating, preparing mailing labels and mail-outs, preparing meeting material.



All WOCRC employees have some fundamental responsibilities that go beyond the confines of their occupations. These include:

  • Ensuring that the commitment to diversity is understood and respected;
  • Working in a manner that incorporates health promotion and recognizes the determinants of health;
  • Maintaining up-to-date professional skills and knowledge through formal and informal training;
  • Acting as an “ambassador” for WOCRC within and outside the Centre by creating an awareness of WOCRC programs and promoting services offered;
  • Compliance with all mandated legal/regulatory requirements related to working at WOCRC (Employment Standards Act, Occupational Health and Safety Act, standards of professional conduct);
  • Maintaining awareness of and compliance with WOCRC policies and procedures;
  • Maintaining awareness of and compliance with funder requirements, policies, procedures and regulations;
  • Working in a manner that preserves confidentiality and seeks to minimize risk in keeping with Privacy and Confidentiality policies and procedures;
  • Supporting the Centre’s student and volunteer placement programs;
  • Working during both regular and extended hours of operation in locations identified by the Centre.

Performing other related duties as assigned.



Education and Experience:

  • Post-secondary training in office management, administration or a related program, or an equivalent combination of experience and education;
  • One year reception experience with a multi-line phone system, preferably in a multi-disciplinary setting and a not-for-profit organization;
  • One-year administrative experience in an office environment.



  • Ability to work independently, as well as effectively in a team setting;
  • Knowledge of administrative procedures, including proficiency with Microsoft Office suite of products, email and Internet; knowledge of social media an asset;
  • Excellent communication, interpersonal, problem-solving and organizational skills;
  • Demonstrated ability to work in a multi-cultural, multi-disciplinary team environment;
  • Able to work evenings and weekends.


Language Requirements:

  • Ability to communicate fluently in English, spoken and written;
  • Ability to communicate fluently in French, spoken and written;
  • Other languages reflective of the community we serve an asset.



  • Valid driver’s license and access to a vehicle required, including $2 million in liability insurance.



  • Starting salary is $43,030/year.


Please submit your application by November 19, 2021 at midnight via our online Career Centre at this link.

Please submit all other questions to and please note that applications submitted via email will not be considered.


Janice Weir
People Services Manager
Western Ottawa Community Resource Centre
2 MacNeil Court
Kanata ON   K2L 4H7


WOCRC has an accommodation process in place that provides accommodations for employees with disabilities. If you require a specific accommodation because of a disability or a medical need, please do not hesitate to let us know how we can best accommodate you.

We thank all applicants for their interest in this employment opportunity. Please note however that, due to the volume of resumes received, only those applicants selected for further consideration will be contacted.




Réceptionniste (bilingue EN/FR)

Poste permanent à temps plein (35 heures/semaine)



Relevant du superviseur ou de la superviseure de l’administration, le ou la titulaire du poste est responsable de l’accueil et du soutien administratif aux programmes du CRCOO.



Veille à ce que la clientèle du Centre se sente la bienvenue et facilite un accès harmonieux aux programmes et aux services :

  • Mise en œuvre de l’ensemble des procédures d’ouverture et de fermeture du bâtiment et de la réception;
  • Accueil des visiteurs, détermination de leurs besoins, orientation en conséquence et émission de laissez passer, si nécessaire;
  • Gestion d’un système téléphonique d’accueil multiligne; surveillance et réponse aux demandes de renseignements, par téléphone et par courriel, du public, de la clientèle et du personnel; redirection des appels ou des messages, le cas échéant;
  • Réponse, le cas échéant, aux questions concernant l’organisation et ses divers programmes ou services;
  • Tri et distribution, aux destinataires appropriés, de l’ensemble du courrier et des livraisons arrivant au Centre; vérification quotidienne de la préparation et de l’envoi de l’ensemble du courrier au départ du Centre;
  • Maintien et reconstitution des fonds de la machine à affranchir;
  • Enregistrement de la présence du personnel et des rendez vous de la clientèle;
  • Réservation des salles de réunion pour le personnel ou pour les partenaires externes; vérification de l’adéquation de l’installation et de la propreté des salles et assistance éventuelle en la matière;
  • Vérification de l’approvisionnement suffisant, en fournitures de bureau et en formulaires généraux, à la réception; commande des fournitures de bureau pour le personnel;
  • Liaison avec la société d’imprimerie pour les commandes de papeterie et de cartes de visite à la marque du Centre;
  • Tenue à jour et diffusion du répertoire des postes téléphoniques du personnel;
  • Soutien à la tenue à jour permanente du manuel des opérations de la réception et de l’ensemble des autres documents d’instructions ou d’information liés à ce poste;
  • Encaissement des paiements de la clientèle et des dons monétaires; redirection des dons en nature;
  • Assistance de base à la clientèle utilisant les ordinateurs publics, au besoin;
  • Formation du nouveau personnel d’accueil;
  • Organisation d’une solution de remplacement pour la réception, en cas de besoin;
  • Vérification de la propreté et de l’organisation de l’espace d’accueil dans son ensemble, notamment les aires d’attente pour la clientèle et les aires de jeux pour les enfants, l’espace informatique public et la salle du courrier;
  • Vérification de la tenue à jour des babillards et de l’approvisionnement en brochures des présentoirs.


Soutien administratif au personnel du CRCOO :

  • Assistance, au besoin, au ou à la gestionnaire de l’administration dans ses tâches administratives;
  • Assistance administrative générale aux gestionnaires et à leurs équipes, selon les directives du superviseur ou de la superviseure;
  • Vérification et formatage de documents Word; création de rapports Excel; saisie de données;
  • Vérification et révision de textes en anglais et en français; brèves traductions occasionnelles;
  • Traitement des résultats des sondages auprès de la clientèle;
  • Soutien aux campagnes organisées à l’échelle du Centre et promotion des programmes;
  • Appui aux initiatives de communication;
  • Photocopie, plastification, préparation des étiquettes et des envois postaux, préparation de documents pour les réunions.


Autre :

  • Tous les employés du CRCOO ont des responsabilités fondamentales allant au delà des limites des responsabilités propres à leur poste. Il s’agit notamment :
  • De veiller à ce que l’engagement envers la diversité soit compris et respecté;
  • De travailler d’une manière intégrant la promotion de la santé et prenant en compte l’existence de déterminants de la santé;
  • De maintenir à jour ses compétences et ses connaissances professionnelles, au moyen de formations formelles et informelles;
  • D’agir, en toutes circonstances, en tant qu’ambassadeur ou ambassadrice du CRCOO, au sein du Centre et à l’extérieur, en faisant mieux connaître les programmes qu’il offre et en promouvant ses services;
  • De respecter l’ensemble des exigences légales et réglementaires en vigueur liées au travail au CRCOO, notamment la Loi sur les normes d’emploi, les exigences en matière de santé et de sécurité au travail ainsi que les normes de conduite professionnelle;
  • De se tenir au courant des politiques et des procédures du CRCOO et de s’y conformer;
  • De se tenir au courant des exigences, des politiques, des procédures et des règlements des bailleurs de fonds et de s’y conformer;
  • De travailler selon des procédures favorisant le maintien de la confidentialité et de chercher à minimiser les risques en la matière, en respectant, au plus près, les politiques et les procédures en matière de protection de la vie privée et de confidentialité;
  • D’appuyer les programmes de placement d’étudiants et de bénévoles du Centre;
  • De travailler selon des horaires habituels et selon des horaires étendus d’activité, dans les lieux déterminés par le Centre.

Réalisation d’autres tâches connexes selon les demandes.



Formation et expérience :

  • Formation postsecondaire en gestion de bureau ou en administration, ou dans un programme connexe, ou combinaison équivalente d’expérience et de formation;
  • Un an d’expérience dans une réception dotée d’un système téléphonique multiligne, de préférence dans un milieu multidisciplinaire et pour une organisation à but non lucratif;
  • Un an d’expérience administrative dans un environnement de bureau.


Compétences :

  • Capacité à travailler de manière autonome, ainsi qu’efficacement en équipe;
  • Connaissance des procédures administratives, y compris la maîtrise de la suite de produits Microsoft Office, du courrier électronique et d’Internet, la connaissance des médias sociaux constituant un atout;
  • Solides compétences en matière de communications, de relations humaines, de résolution de problèmes et d’organisation;
  • Aptitude démontrée à travailler en équipe, dans un environnement multiculturel et multidisciplinaire;
  • Capacité à travailler en soirée et durant les fins de semaine.


Exigences linguistiques :

  • Capacité à communiquer couramment en anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Capacité à communiquer couramment en français, à l’oral et à l’écrit;
  • La connaissance d’autres langues utilisées au sein des collectivités auxquelles le Centre offre ses services constitue un atout.

Autre :

  • Permis de conduire valide et disponibilité d’un véhicule avec une assurance responsabilité d’un montant de deux millions de dollars exigés.



  • Salaire de départ : 43,030 $/année


Veuillez adresser votre candidature avant le 19 novembre 2021 à minuit. Postulez via notre centre de carrière à ce lien-çi.

Veuillez adresser toutes vos questions à et veuillez noter que les candidatures par courriel ne seront pas acceptées.


Janice Weir
Gestionnaire des ressources humaines
Centre de ressources communautaires d’Ottawa Ouest
2 cour MacNeil
Kanata (Ontario)  K2L 4H7


Le CRCOO a mis en place un processus offrant aux employés présentant un handicap des mesures d’adaptation. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation particulière du fait d’un handicap ou d’un besoin médical, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour nous préciser la façon dont nous pourrions au mieux répondre à vos besoins.

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt pour cette offre d’emploi. Veuillez cependant noter qu’en raison du grand nombre de curriculum vitae reçus, nous ne communiquerons qu’avec les candidates et les candidats retenus pour un examen plus approfondi de leur candidature.

START DATE: 11/22/2021

Let us know if you are interested in this position. Complete this short form and we will follow up with you promptly.