Receptionist Part-time Contract

EMPLOYER: Western Ottawa Community Resource Centre

JOB DESCRIPTION:


Receptionist (Bilingual)

 

Summer Student Position – 30 hours/week)

Potential for part-time hours in the Fall

 

SCOPE OF POSITION:

 

Reporting to the Reception Supervisor, the position is responsible for performing reception duties

and providing admin support, particularly to the department corresponding to your area of study.

 

MAIN Responsibilities and Duties:

Reception

 

  • Ensure clients of the Centre feel welcome and facilitate smooth access to programs and
  • services;
  • Greet visitors, determining their need and directing them accordingly;
  • Answer all incoming telephone calls, determining the callers’ needs, answering routine
  • inquiries, taking messages and directing calls when appropriate;
  • Manage the Centre’s general e-mail inbox, responding to queries and redirecting messages,
  • as appropriate;
  • Sort, date and distribute all incoming mail and process all outgoing mail;
  • Receive client payments for WOCRC services, when required;
  • Provide photocopy and fax services to clients requesting these services;
  • Maintaining bulletin boards in the lobby area;
  • Provide bus tickets to clients requesting these, keeping a log of tickets handed out;
  • Maintain the public computer area and log all visitors;
  • Ensure an adequate supply of general forms and office supplies for Reception and public
  • computer area;
  • Be prepared to explain our Centre’s programs and services and volunteer opportunities to
  • clients, when required;
  • In the absence of an EarlyON on-duty employee, provide program information and hand out
  • EarlyON cards to drop-in participants;
  • Ensure cleanliness and organization of the Reception space, pamphlet racks and waiting
  • areas, including child play area;

 

Administrative support to WOCRC staff

 

  • Provide admin support, particularly to the department corresponding to your area of study;
  • Provide general admin support to staff, by word processing correspondence, formatting
  • documents, preparing mailings, labels, laminating, printing, photocopying, preparing
  • refreshments for meetings when required and other admin related duties;
  • Arrange meeting room bookings for staff and internal or external partners;
  • Update staff schedule listing daily;
  • Maintain staff telephone extension list;
  • Perform other related duties as assigned.

 

QUALIFICATIONS:

Education and Experience

 

  • Must have been a full-time student during the preceding academic year and have the
  • intention to return to school full-time for the upcoming academic year
  • Education or training in: office administration, accounting, IT, communications, marketing
  • or finance would be an asset
  • Experience with reception and answering phones, preferably in a multi-disciplinary setting
  • and a not-for-profit organization an asset;
  • Proficiency with Microsoft Office
  • Excellent communication, interpersonal, problem-solving and organizational skills

 

LANGUAGE:

 

Ability to communicate fluently in English and in French essential, spoken and written.

 

SALARY – HOURS :

 

  • Salary : $15.00 / hour
  • 30 hours / week
  • Saturday mornings: 8 am to 2 pm. Remaining hours divided up throughout Monday to
  • Friday, both daytime and evenings. Flexibility a must.

 

Please submit your resume by Friday, March 20, 2020 at midnight via the ADP online portal.

https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?

cid=1eac3bbd-e0f8-4f7a-9ef6-

5e1292fade30&ccId=19000101_000001&jobId=308147&source=CC3&lang=en_CA

 

Address cover letter to: People Services Manager

Western Ottawa Community Resource Centre

2 MacNeil Court, Kanata ON - K2L 4H7

 

Address questions to: careers@wocrc.ca
WOCRC welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations

are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

 

AFFICHAGE INTERNE/EXTERNE

 

Réceptionniste bilingue

Emploi d’été pour étudiant(e) – 30 heures/semaine

Possibilité d’horaire à temps partiel en automne

 

SYNTHÈSE DU POSTE

 

Relevant au superviseur administratif, le ou la titulaire du poste assure les services de réception

et offre un soutien administratif, en particulier au département correspondant à votre domaine

d'études.

 

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Réception

 

  • Veille à ce que la clientèle du Centre se sente la bienvenue et facilite un accès harmonieux
  • aux programmes et aux services
  • Accueille les personnes qui se présentent, détermine leurs besoins et les oriente en
  • conséquence
  • Répond à tous les appels téléphoniques, détermine les besoins de la personne qui appelle,
  • fournit les renseignements habituels, prend les messages et passe les appels, le cas
  • échéant
  • Trie, date et distribue tout le courrier entrant et traite tout le courrier sortant
  • Gère la boîte de réception générale des courriels du Centre, répond ou redirige les
  • messages, selon le cas
  • Reçoit les paiements des clients pour les services du CRCOO si nécessaire
  • Fournie des services de photocopie et de télécopie aux clients qui demandent ces services
  • Maintient les panneaux d'affichage au rez-de-chaussée
  • Fournie des billets d'autobus aux clients qui en font la demande, en gardant le registre des
  • billets remis
  • Entretient l'espace informatique public et garde le registre de tous les utilisateurs
  • Assure un approvisionnement adéquat de formulaires généraux et de fournitures de bureau
  • pour la réception et l'espace informatique public
  • Être prêt à expliquer les programmes et services de notre Centre et les possibilités de
  • bénévolat aux clients, au besoin
  • En l'absence d'un employé sur place du programme ON y va, fournie des informations sur le
  • programme et distribue des fiches pour le groupe de jeux aux participants
  • Veille à la propreté et à la bonne organisation de la réception, des présentoirs à brochures
  • et des zones d’attente, y compris les aires de jeux pour les enfants

 

Soutien administratif au personnel du CRCOO

 

  • Fournir un soutien administratif, en particulier au département correspondant à votre
  • domaine d'études
  • Soutien administratif général au personnel en matière de correspondance, notamment
  • pour le traitement de texte, pour la préparation des étiquettes de courrier, pour la
  • plastification des documents et pour les photocopies; préparation, selon les besoins, de
  • rafraîchissements pour les réunions et d’autres éléments connexes
  • Organiser les réservations de salles de réunion pour le personnel et les partenaires internes
  • ou externes
  • Mise à jour quotidien de la liste des horaires du personnel
  • Gestion de l’annuaire téléphonique du personnel
  • Réalisation d’autres tâches connexes, selon les demandes

 

QUALIFICATIONS

Formation et expérience

 

  • Doit avoir été un étudiant à temps plein au cours de l'année universitaire précédente et
  • avoir l'intention de retourner aux études à temps plein pour l'année universitaire à venir
  • Éducation ou formation en: administration de bureau, comptabilité, informatique,
  • communications, marketing ou finance serait un atout
  • Expérience comme réceptionniste et standardiste, de préférence dans un contexte
  • multidisciplinaire et au sein d’un organisme à but non lucratif, un atout
  • Maîtrise de Microsoft Office
  • Solides compétences en matière de communications, de relations humaines, de résolution
  • de problèmes et d’organisation

 

LANGUES

 

Capacités à communiquer couramment en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit

 

RÉMUNÉRATION - HEURES

 

  • Salaire : 15,00 $ / heure
  • 30 heures par semaine
  • Samedi matin : 8h à 14h. Heures restantes réparties du lundi au vendredi, de jour comme
  • en soirée. Flexibilité indispensable.

 

Merci de soumettre votre CV d’ici le 20 mars à minuit via notre portal en ligne ADP.

https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?

cid=1eac3bbd-e0f8-4f7a-9ef6-

5e1292fade30&ccId=19000101_000001&jobId=308147&source=CC3&lang=en_CA

 

Veuillez adresser votre lettre d’intérêt à : Responsable des services aux personnes

Centre de ressources communautaires d'Ottawa ouest

2, cour MacNeil, Kanata (Ontario) - K2L 4H7

 

S’il vous plait adresser toute question additionnelle à : careers@wocrc.ca

 

CRCOO encourages applications for employment from people with disabilities.

Accommodation will be available upon request for applicants involved in all aspects of the

selection process.


START DATE: 05/01/2020


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