This website is not optimized for Internet Explorer.

 

Receptionist Part-time Contract

EMPLOYER: Western Ottawa Community Resource Centre

JOB DESCRIPTION:

**ON HOLD**

 

Receptionist (Bilingual)

 

Summer Student Position � 30 hours/week)

Potential for part-time hours in the Fall

 

SCOPE OF POSITION:

 

Reporting to the Reception Supervisor, the position is responsible for performing reception duties

and providing admin support, particularly to the department corresponding to your area of study.

 

MAIN Responsibilities and Duties:

Reception

 

  • Ensure clients of the Centre feel welcome and facilitate smooth access to programs and
  • services;
  • Greet visitors, determining their need and directing them accordingly;
  • Answer all incoming telephone calls, determining the callers� needs, answering routine
  • inquiries, taking messages and directing calls when appropriate;
  • Manage the Centre�s general e-mail inbox, responding to queries and redirecting messages,
  • as appropriate;
  • Sort, date and distribute all incoming mail and process all outgoing mail;
  • Receive client payments for WOCRC services, when required;
  • Provide photocopy and fax services to clients requesting these services;
  • Maintaining bulletin boards in the lobby area;
  • Provide bus tickets to clients requesting these, keeping a log of tickets handed out;
  • Maintain the public computer area and log all visitors;
  • Ensure an adequate supply of general forms and office supplies for Reception and public
  • computer area;
  • Be prepared to explain our Centre�s programs and services and volunteer opportunities to
  • clients, when required;
  • In the absence of an EarlyON on-duty employee, provide program information and hand out
  • EarlyON cards to drop-in participants;
  • Ensure cleanliness and organization of the Reception space, pamphlet racks and waiting
  • areas, including child play area;

 

Administrative support to WOCRC staff

 

  • Provide admin support, particularly to the department corresponding to your area of study;
  • Provide general admin support to staff, by word processing correspondence, formatting
  • documents, preparing mailings, labels, laminating, printing, photocopying, preparing
  • refreshments for meetings when required and other admin related duties;
  • Arrange meeting room bookings for staff and internal or external partners;
  • Update staff schedule listing daily;
  • Maintain staff telephone extension list;
  • Perform other related duties as assigned.

 

QUALIFICATIONS:

Education and Experience

 

  • Must have been a full-time student during the preceding academic year and have the
  • intention to return to school full-time for the upcoming academic year
  • Education or training in: office administration, accounting, IT, communications, marketing
  • or finance would be an asset
  • Experience with reception and answering phones, preferably in a multi-disciplinary setting
  • and a not-for-profit organization an asset;
  • Proficiency with Microsoft Office
  • Excellent communication, interpersonal, problem-solving and organizational skills

 

LANGUAGE:

 

Ability to communicate fluently in English and in French essential, spoken and written.

 

SALARY � HOURS :

 

  • Salary : $15.00 / hour
  • 30 hours / week
  • Saturday mornings: 8 am to 2 pm. Remaining hours divided up throughout Monday to
  • Friday, both daytime and evenings. Flexibility a must.

 

Please submit your resume by Friday, March 20, 2020 at midnight via the ADP online portal.

https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?

cid=1eac3bbd-e0f8-4f7a-9ef6-

5e1292fade30&ccId=19000101_000001&jobId=308147&source=CC3&lang=en_CA

 

Address cover letter to: People Services Manager

Western Ottawa Community Resource Centre

2 MacNeil Court, Kanata ON - K2L 4H7

 

Address questions to: careers@wocrc.ca
WOCRC welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations

are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

 

AFFICHAGE INTERNE/EXTERNE

 

R�ceptionniste bilingue

Emploi d��t� pour �tudiant(e) � 30 heures/semaine

Possibilit� d�horaire � temps partiel en automne

 

SYNTH�SE DU POSTE

 

Relevant au superviseur administratif, le ou la titulaire du poste assure les services de r�ception

et offre un soutien administratif, en particulier au d�partement correspondant � votre domaine

d'�tudes.

 

PRINCIPALES T�CHES ET RESPONSABILIT�S

R�ception

 

  • Veille � ce que la client�le du Centre se sente la bienvenue et facilite un acc�s harmonieux
  • aux programmes et aux services
  • Accueille les personnes qui se pr�sentent, d�termine leurs besoins et les oriente en
  • cons�quence
  • R�pond � tous les appels t�l�phoniques, d�termine les besoins de la personne qui appelle,
  • fournit les renseignements habituels, prend les messages et passe les appels, le cas
  • �ch�ant
  • Trie, date et distribue tout le courrier entrant et traite tout le courrier sortant
  • G�re la bo�te de r�ception g�n�rale des courriels du Centre, r�pond ou redirige les
  • messages, selon le cas
  • Re�oit les paiements des clients pour les services du CRCOO si n�cessaire
  • Fournie des services de photocopie et de t�l�copie aux clients qui demandent ces services
  • Maintient les panneaux d'affichage au rez-de-chauss�e
  • Fournie des billets d'autobus aux clients qui en font la demande, en gardant le registre des
  • billets remis
  • Entretient l'espace informatique public et garde le registre de tous les utilisateurs
  • Assure un approvisionnement ad�quat de formulaires g�n�raux et de fournitures de bureau
  • pour la r�ception et l'espace informatique public
  • �tre pr�t � expliquer les programmes et services de notre Centre et les possibilit�s de
  • b�n�volat aux clients, au besoin
  • En l'absence d'un employ� sur place du programme ON y va, fournie des informations sur le
  • programme et distribue des fiches pour le groupe de jeux aux participants
  • Veille � la propret� et � la bonne organisation de la r�ception, des pr�sentoirs � brochures
  • et des zones d�attente, y compris les aires de jeux pour les enfants

 

Soutien administratif au personnel du CRCOO

 

  • Fournir un soutien administratif, en particulier au d�partement correspondant � votre
  • domaine d'�tudes
  • Soutien administratif g�n�ral au personnel en mati�re de correspondance, notamment
  • pour le traitement de texte, pour la pr�paration des �tiquettes de courrier, pour la
  • plastification des documents et pour les photocopies; pr�paration, selon les besoins, de
  • rafra�chissements pour les r�unions et d�autres �l�ments connexes
  • Organiser les r�servations de salles de r�union pour le personnel et les partenaires internes
  • ou externes
  • Mise � jour quotidien de la liste des horaires du personnel
  • Gestion de l�annuaire t�l�phonique du personnel
  • R�alisation d�autres t�ches connexes, selon les demandes

 

QUALIFICATIONS

Formation et exp�rience

 

  • Doit avoir �t� un �tudiant � temps plein au cours de l'ann�e universitaire pr�c�dente et
  • avoir l'intention de retourner aux �tudes � temps plein pour l'ann�e universitaire � venir
  • �ducation ou formation en: administration de bureau, comptabilit�, informatique,
  • communications, marketing ou finance serait un atout
  • Exp�rience comme r�ceptionniste et standardiste, de pr�f�rence dans un contexte
  • multidisciplinaire et au sein d�un organisme � but non lucratif, un atout
  • Ma�trise de Microsoft Office
  • Solides comp�tences en mati�re de communications, de relations humaines, de r�solution
  • de probl�mes et d�organisation

 

LANGUES

 

Capacit�s � communiquer couramment en anglais et en fran�ais, � l�oral et � l��crit

 

R�MUN�RATION - HEURES

 

  • Salaire : 15,00 $ / heure
  • 30 heures par semaine
  • Samedi matin : 8h � 14h. Heures restantes r�parties du lundi au vendredi, de jour comme
  • en soir�e. Flexibilit� indispensable.

 

Merci de soumettre votre CV d�ici le 20 mars � minuit via notre portal en ligne ADP.

https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?

cid=1eac3bbd-e0f8-4f7a-9ef6-

5e1292fade30&ccId=19000101_000001&jobId=308147&source=CC3&lang=en_CA

 

Veuillez adresser votre lettre d�int�r�t � : Responsable des services aux personnes

Centre de ressources communautaires d'Ottawa ouest

2, cour MacNeil, Kanata (Ontario) - K2L 4H7

 

S�il vous plait adresser toute question additionnelle � : careers@wocrc.ca

 

CRCOO encourages applications for employment from people with disabilities.

Accommodation will be available upon request for applicants involved in all aspects of the

selection process.


START DATE: 05/01/2020

Let us know if you are interested in this position. Complete this short form and we will follow up with you promptly.