ODSP ADMINISTRATIVE SUPPORT CLERK

EMPLOYEUR: Ontario Public Service

DESCRIPTION DE L'EMPLOI:


ODSP ADMINISTRATIVE SUPPORT CLERK Organization: Ministry of Children, Community and Social Services

Division: Ontario Disability Support Program (ODSP)

City: Ottawa Job Term: 1 Temporary (up to 9 months with possible extension)

Job Code: 08OAD - Office Administration 08

Salary: $23.80 - $27.67 Per Hour* *Indicates the salary listed as per the OPSEU Collective Agreement.

Understanding the job ad - definitions Posting Status: Open Job ID: 150654

Do you thrive in a client-service environment and possess demonstrated administrative, communication and customer service skills? If so, consider this challenging opportunity with the Ontario Disability Support Program (ODSP), in the Ministry of Children, Community and Social Services (MCCSS).

What can I expect to do in this role?

As a customer service provider and member of the program delivery team, you will:

• provide clerical and administrative support services to the team;

• greet visitors, answer incoming calls and respond to electronic inquiries;

• sort and distribute incoming mail;

• establish and maintain electronic and hard copy filing systems;

• validate, assess and determine the release of social assistance payments;

• make bank deposits, accepting/tracking cheques/money orders for repayments/reimbursements;

• coordinate and maintain team schedules and calendars;

• utilize databases, to gather/enter client information and data for reports and assignments.

How do I qualify?

Mandatory You must be proficient in English and advanced-level oral French.

Administrative, Clerical and Financial Skills:

• You demonstrate knowledge of administrative office procedures, practices and routine office equipment to provide support in a fully automated environment using online databases to input /access client information.

• You demonstrate knowledge of financial processes and analytical skills to validate, calculate and determine appropriate benefit entitlements.

• You can provide financial payment/reimbursement processing and monitoring services.

• You can use software such as Word, Excel and PowerPoint, and electronic mail to produce reports, forms, letters and payments.

Communication and Interpersonal Skills:

• You have verbal and written communication skills to clearly and concisely respond to in-person and electronic program inquiries from the public.

• You demonstrate interpersonal and listening skills to elicit information and support team members.

• You have interpersonal skills to interact with the public, and collaborate in a team-driven environment to ensure that operational requirements are being met.

Customer Service Skills:

• You have proven customer service skills to effectively deal with a high volume of clients with disabilities, in person, by telephone and through electronic communication.

• You are able to understand and apply the regulations, policies and guidelines governing the ODSP in order to respond to inquiries in a timely and accurate manner.

• You are aware of, and sensitive to, issues facing people with disabilities and those living with fixed or low income.

Judgement and Organizational Skills:

• You are able to organize and coordinate workflow, assess priorities and meet deadlines.

• You have demonstrated experience working in a team environment, proposing solutions and/or making suggestions for optimal use of resources, sharing decision-making with co-workers to prioritize tasks and workloads to ensure operational requirements are met.

Please note that as of November 1, 2018, with the implementation of the Police Record Checks Reform Act, 2015, the security screening check requirements for this position may differ from those described in this job ad.

Additional Information Address:

• 1 Bilingual Temporary, duration up to 9 months, 347 Preston St, Ottawa, East Region, Criminal Record Check Compensation Group: Ontario Public Service Employees Union Understanding the job ad - definitions Schedule: 3.7 Category: Administrative and Support Services Posted on: Wednesday, June 3, 2020 Note: • This ad is also available in French.

• In accordance with the Ontario Public Service (OPS), Employment Screening Checks Policy (ESCP), the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Refer to the above to determine the screening checks that are required for this position. Required security screening checks along with your written consent, will be sent to the Transition and Security Office (TSO), Talent Acquisition Branch (TAB), HR Service Delivery Division (HRSDD) to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional employment screening checks that were not obtained directly by you. A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.

• The information that you provide for the purpose of this competition and the results from this competition may be used to fill other positions. These positions may be of various tenures including short-term assignments. Your information and the results from this competition will be retained for the purpose of filling vacancies in accordance with the applicable collective agreement or policy provisions. C-SS-150654/20

How to apply:

1. You must apply online.

2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources.

3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.

4. Read the job description to make sure you understand this job.

5. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.

6. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please Contact Us to provide your contact information. Recruitment Services staff will contact you within 48 hours. Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives. All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one

year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment.

Remember: The deadline to apply is Wednesday, June 17, 2020 11:59 pm EDT. Late applications will not be accepted. We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

The Ontario Public Service is an inclusive employer. Accommodation is available under the Ontario Human Rights Code . Pre Screening Questions 104387 - I am proficient in oral French and English at the advanced level. I understand that my level of proficiency will be tested.

French:

COMMIS AU SOUTIEN ADMINISTRATIF, POSPH Organisme: Ministère des Services sociaux et communautaires

Division: Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées

Ville: Ottawa Conditions: 1 Temporaire(s) (9 mois avec prolongation possible) Code du poste: 08OAD - Personnel de bureau 08

Salaire: 23,80 $ - 27,67 $ de l'heure* *Indique la rémunération énumérée selon la convention collective conclue avec le SEFPO. Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

Type de concours: Ouvert Numéro du concours: 150654

Vous aimez travailler dans un environnement axé sur service à la clientèle et vous possédez-des compétences démontrées en matière d'administration, de communication et de service à la clientèle? Si tel est le cas, envisagez cette au sein du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) du ministère des Services à l'enfance, et des Services sociaux et communautaires.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

À titre de fournisseuse ou de fournisseur de services à la clientèle bilingue et de membre de l'équipe de prestation du programme, vous devrez :

• fournir des services de soutien administratif et de bureau à l'équipe;

• accueillir les visiteurs ainsi que répondre aux appels entrants et aux demandes de renseignements électroniques;

• trier et distribuer le courrier entrant;

• établir et tenir à jour des systèmes de classement de documents imprimés et électroniques;

• valider, évaluer et déterminer les versements de prestations d'aide sociale;

• effectuer des dépôts bancaires, accepter des chèques et des mandats pour les remboursements et en faire le suivi;

• coordonner et tenir à jour les horaires et les calendriers de l'équipe;

• utiliser des bases de données pour recueillir et saisir des renseignements sur les clients et des données pour les rapports et les tâches.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

•Maîtrise de l'anglais ainsi que du français oral de niveau avancé. Compétences en administration, en travail de bureau et en finance • Connaissance des procédures et des pratiques administratives et de bureau, ainsi que de l'équipement connexe, pour offrir du soutien dans un environnement entièrement automatisé par l'utilisation de bases de données en ligne pour saisir et consulter des renseignements sur les clients.

• Connaissance manifeste des processus financiers et compétences en analyse pour déterminer le droit aux prestations ainsi que pour valider et calculer les montants appropriés.

• Capacité d'offrir des services de traitement des paiements et des remboursements ainsi que des services de surveillance connexes. • Capacité d'utiliser des logiciels, comme Word, Excel et PowerPoint, et de se servir du courrier électronique pour produire des rapports, des formulaires et des lettres et pour traiter des paiements. Compétences en communication et en relations interpersonnelles

• Compétences en communication orale et écrite pour répondre de manière claire et concise aux demandes de renseignements sur le programme qui proviennent du public et qui ont été reçues en personne ou par voie électronique.

• Compétences en relations interpersonnelles et en écoute pour obtenir des renseignements et pour soutenir les membres de l'équipe.

• Compétences en relations interpersonnelles pour interagir avec le public et pour travailler en collaboration au sein d'une équipe et ainsi veiller à ce que les besoins opérationnels soient satisfaits. Compétences en services à la clientèle

• Compétences avérées en services à la clientèle pour s'occuper efficacement d'un grand nombre de clientes et de clients handicapés, en personne, au téléphone ou par voie électronique. • Capacité de comprendre et d'appliquer les règlements, les politiques et les lignes directrices du POSPH pour répondre aux demandes de renseignements en temps opportun et avec exactitude. • Conscience des problèmes auxquels sont confrontées les personnes handicapées et les personnes à revenu fixe ou à faible revenu, ainsi que capacité d'en tenir compte. Discernement et compétences en organisation

• Capacité d'organiser et de coordonner le flux de travail, d'évaluer les priorités et de respecter les échéances.

• Expérience probante du travail d'équipe, de la formulation de solutions et de suggestions pour une utilisation optimale des ressources, et ce, en partageant la prise de décisions avec des collègues pour établir l'ordre de priorité des tâches et des diverses charges de travail de façon à ce que les exigences opérationnelles soient respectées. Veuillez noter qu'à compter du 1er novembre 2018, date d'entrée en vigueur de la Loi de 2015 sur la réforme des vérifications de dossiers de police, les exigences du poste relatives aux enquêtes de sécurité pourront différer de celles décrites dans la présente offre d'emploi.

Renseignements supplémentaires Adresse:

• 1 bilingue Temporaire(s), durée jusqu'à 9 mois, 347, RUE PRESTON, Ottawa, Région Est, Vérification de casier judiciaire

Groupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions Horaire: 3.7 Catégorie: Services d'administration et de soutien

Date de publication: le mercredi 3 juin 2020 Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.

• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste. Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la Sécurité et de la Transition (TSO), à la Direction de l'Acquisition de Talents (TAB), à la Division de la Prestation des Services de Ressources Humaines (RHDC) pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement. Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.

• Les renseignements que vous fournissez dans le cadre de ce concours et les résultats du concours peuvent servir à pourvoir d'autres postes. Les postes sont de durée diverse et comprennent notamment des affectations de courte durée. Ces renseignements et résultats seront conservés afin de pourvoir les postes vacants conformément aux dispositions de la convention collective ou de la politique applicable. C-SS-150654/20

Comment postuler:

1. Vous devez postuler en ligne.

2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.

3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.

4. Voir la description de l'emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.

5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID

Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.

6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous

permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre

et nous fournir vos coordonnées. Le personnel des Services de recrutement communiquera

avec vous dans les 48 heures.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de

candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des

employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention

collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En

participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du

SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui

participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la

Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ)

un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les

renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le

cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de

l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées

à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un

emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un

an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les

circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une

offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le mercredi 17 juin 2020 23h59min HAE. Les

candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons

avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une

entrevue.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.

Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne

de l'Ontario .

Pre Screening Questions

Êtes-vous compétent en français oral au niveau avancé? Votre niveau de compétence sera testé.

Non, je n`ai PAS de maîtrise de l`anglais oral et du français oral de niveau avancé.


DATE DE DÉBUT: 06/30/2020


Faites-nous savoir si ce poste vous intéresse. Remplissez ce court formulaire et nous vous contacterons rapidement.


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